Участок ввода

В точках поступления бумажных документов создаются участки текущего ввода (оцифровки) и обработки входящих документов. Количество участков определяется на основании экспертизы и характеристик документных потоков. Участок текущего ввода включает сканирующее оборудование и программное обеспечение для потокового сканирования и извлечения индексных данных.

На типовом участке ввода производится:

• извлечение/формирование и экспорт реквизитов (метаданных) документа в СЭД, ERP и другие корпоративные системы

• создание электронного образа документа в необходимом формате и загрузка в информационную систему

Для этого осуществляется интеграция ПО участков текущего ввода с СЭД, ERP и другими корпоративными информационными системами и автоматизируются операции ввода данных из бумажных документов.

Исходя из задач функциональных подразделений, количества типов поступающих документов в одном потоке, структуры, формата и особенностей бумажных материалов подбирается оптимальное сканирующее оборудование и технологии индексирования.

Участок ввода первичной бухгалтерской документации

Оцифровка первичной бухгалтерской документации предназначена для автоматизации ввода информации из первичных документов в учетную бухгалтерскую систему, исключения ручного труда и уменьшения количества ошибок при вводе.

Для присвоения признаков, классификации и формирования пакетов документов применяются технологии автоклассификации, распознавания текста и штрихкодов и/или ручного заполнения индексной базы оператором.

Участок ввода входящей корреспонденции и ОРД

Оцифровка входящей корреспонденции и организационно-распорядительной документации предназначена для ввода информации из первичных документов в систему электронного документооборота (СЭД).

После сканирования проводится индексирование полученных электронных копий. Для каждого документа создается запись в базе данных, в поля которой вносятся его основные атрибуты, позволяющие однозначно идентифицировать документ. При приемлемом качестве документов этот этап автоматизируется.

Участок ввода технической документации

Оцифровка любой технической документации, используемой при проектировании/конструировании, изготовлении и применении промышленных изделий и товаров или эксплуатации сложных технических объектов: зданий, сооружений.

• конструкторская документация (проектная документация, сопроводительная документация на изделие и эксплуатационная документация, документация по сервисному, техническому обслуживанию и ремонту)

• технологическая документация (документация технологической подготовки производства, комплекты КД на специальную оснастку и инструмент, технологическая документация на изделие и т.п.)

• проектно-сметная и исполнительная документация и т.д

Промышленное оборудование сканирования позволяет оцифровывать любые типы документов: чертежи, спецификации, ведомости, планы, схемы, карты, инструкции по эксплуатации и т.п. Полученные в результате сканирования электронные документы проходят специальную программную обработку, при которой все образы выравниваются (обрезка по формату, выравнивание до вертикали, поворот изображения на произвольный угол), убираются шумы, цветной фон, повышается качество и четкость изображения благодаря коррекции яркости/контрастности, гамма-коррекции и других методов. Индексирование проводится по основным полям. Для автоматизации процесса индексирования технической документации также используется технология оптического распознавания (OCR). Например, может производиться распознавание и верификация данных о документе на основании штампа чертежа.