Корпорацией ЭЛАР завершен второй этап проекта по наполнению электронного архива ОАО «РусГидро», включающий работы по ретроконверсии и привязке массива образов к реестру документов организации.
Данный проект реализовывался экспертами ЭЛАР поэтапно. Первый этап предполагал сканирование и привязку к реестру 1268 дел. В ходе второго заключительного этапа экспертами было получено еще 118 дел в виде готовых отсканированных образов. В результате экспертами ЭЛАР было обработано около 230-240 тыс. образов, требующих ретроконверсии и привязки материалов к списку документов компании. При работе с этими материалами был проведен комплекс мероприятий по переименованию записей согласно архивным описям.
Одной из главных задач проекта стала организация эффективного хранения архивных документов с возможностью гибкого поиска необходимой информации в системе. Работы, проведенные по привязке образов к реестру дел, значительно упростили поисковые процессы внутри компании, что положительным образом сказалось на производительности труда сотрудников.
ОАО «РусГидро» является одной из крупнейших организаций, созданной в рамках осуществления государственной программы по реформированию электроэнергетики в России. В настоящее время она контролирует более 70 объектов возобновляемой энергетики, а в ее состав входит 19 филиалов в 17 регионах России. Для каждой крупной организации, работающей с большим объемом информации на бумажном носителе, с каждым днем становится все более актуальным вопрос перевода информации в цифровой вид и создания систем электронных архивов и электронного документооборота. Результатом выполнения проекта по оцифровке и ретроконверсии в ОАО «РосГидро» стали легкий поиск и быстрый доступ к необходимым документам.